8 outils puissants pour manager son équipe

Être manager d’une équipe de collaborateurs n’est pas simple. On ne s’improvise pas manager du jour au lendemain étant donné la multiplicité des tâches, comme le disent Patrice Stern et Jean-Marc Schoettl:

Organiser, décider, animer, contrôler et anticiper

Patrice Stern et Jean-Marc Schoettl, La boîte à outils du management (Dunod)

D’autant plus lors d’une période de crise et de télé-travail quasiment obligatoire, comme la période actuelle. Comment s’y prendre pour renforcer l’efficacité de votre équipe, améliorer votre communication ou encore piloter votre business en symbiose avec l’ensemble de votre équipe?

Vous trouverez dans cet article 8 outils simples, connus et reconnus qui vous permettront d’être plus efficace au quotidien.

1. LA METHODE SMART

La méthode SMART permet de répondre à la réflexion ci-dessous:

La méthode SMART permet de fixer un objectif clair, sans ambiguïté et atteignable. Cette méthode vous permettra d’obtenir un engagement maximal, de stimuler votre collaborateur au travers un projet à la fois ambitieux et réalisable tout en fixant des limites temporelles.

Un petit schéma explicatif ci-dessous, car comme on dit

« Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours » N. Bonaparte

Votre objectif doit être:

2. L’OUTIL DISC

L’outil DISC vous permet de répondre à la réflexion ci-dessous:

L’outil DISC vous permettra d’adapter votre message en fonction du comportement de chacun de vos collaborateurs. L’outil DISC se base sur les émotions et permet de mieux comprendre comment un collaborateur trouve son énergie, son auto-motivation et ses réponses face aux pressions externes. Cette méthode permet donc de décrypter nos comportements, nos interactions et notre façon de réagir avec les autres.

L’outil DISC identifie quatre styles majeurs de comportements : Dominant, Influent, Conformiste et Stable. Chaque style a des besoins psychologiques et des valeurs spécifiques.

e-marketing.fr

Il convient donc à la fois de distinguer les styles, de les reconnaître pour chaque collaborateur et d’adapter sa communication en fonction du style de chacun.

1. Le Dominant éprouve le besoin de prendre des décisions et d’atteindre ses objectifs. Ses principaux moteurs sont la performance et la responsabilité. Il est sincère et franc, mais les résultats l’emportent chez lui sur les sentiments.
   
   
2. À l’opposé, le Stable, pour sa part, veut surtout être apprécié et accepté. C’est le travail d’équipe et le dialogue qui le font bouger. Il est tolérant mais évite de dire des vérités « brutales ».
   
   
3. L’Influent ressent la nécessité impérieuse d’être reconnu et félicité. Animé par le défi et la nouveauté, il est ouvert, mais peut parfois s’engager à la légère.
   
   
4. À l’inverse, le Conformiste a surtout besoin d’être sécurisé et d’acquérir du savoir. Motivé par l’expérience et la connaissance, il est fiable mais attend qu’on vienne à lui.

3. LA PYRAMIDE DE MASLOW

La pyramide de Maslow répond à la réflexion ci-dessous:

La pyramide de Maslow ou « pyramide des besoins » est l’une des théories de la motivation les plus célèbres. Élaborée il y a soixante-quinze ans par Abraham Maslow, elle a récemment été critiqué notamment avec les nouvelles générations qui bousculent les codes. La pyramide hiérarchise les besoins de l’individu.

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L’idée de Maslow serait que l’accomplissement de certains besoins serait à l’origine des motivations humaines, et ce, dans un ordre hiérarchique. En d’autres termes tant que la base n’est pas assurée, il est difficile de passer à l’étape supérieure.

C’est-à-dire que pour être motivé à rechercher une maison, il faut d’abord s’être bien nourri. Pour être motivé à se trouver des amis, il faut en premier lieu avoir soigné son rhume. Pour être motivé à être reconnu par ses pairs, il faut d’abord avoir une copine. Et pour être motivé à se former et développer des compétences, il faut d’abord que nos pairs nous aient reconnu comme compétent.

Cette théorie longtemps critiquée, reprend tout son sens lors de la crise du Coronavirus. En effet, on observe les personnes se ruer vers les commerces pour acheter un maximum d’aliments et faire des stocks (besoin de physiologiques) afin de pouvoir rester confiner (besoin de sécurité) et ainsi de suite.

Si l’on transpose cette vision hiérarchique du besoin au monde du travail, cela donne la séquence suivante:

Tâche à chaque de manager de s’assurer de fournir les éléments nécessaires de la base de la pyramide afin que chaque collaborateur soit motivé et prêt à fournir un travail exemplaire.

4. LA ROUE DE DEMING

La roue de Deming permet de répondre à la reflexion ci-dessous:

La roue de Deming est aussi connue sous le nom de méthode PDCA, Plan, Do, Check et Act. La roue de Deming a été créée par Willian Edwards Deming.

Cette méthode permet de créer un cercle vertueux d’amélioration dès lors que l’on cible un objectif particulier. Cette méthode est largement utilisée dans les démarches qualité en vue de l’amélioration permanente d’un produit mais elle peut-être appliquée à bien d’autres domaines, notamment le pilotage de projet, le management d’une équipe ou encore la communication.

Cette méthode vertueuse se déroule en 4 étapes:

medium.com

1. Plan: Identification et définition du problème ou question. Recherche et choix de solution.
   
   
2. Do: Mise en oeuvre du test ou de la solution pilote, du prototype.
   
   
3. Check: Suivi de performance de la solution expérimentale.
   
   
4. Act: Déploiement de la solution après d’éventuels ajustements. Suivi de la performance et identification des améliorations.

5. LA MATRICE D’EISENHOWER

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important

Dwight David Eisenhower, 34ème Président des Etats-Unis (1953-1961)

La matrice d’Eisenhower permet de répondre à la réflexion ci-dessous:

Cette maxime du président Eisenhower aurait fortement inspiré la création d’une matrice qui permet de classer les tâches en fonction de leur urgence (axe horizontal) et de leur importance (axe vertical).

simpleslide.com

En tant que manager, il faut savoir prioriser les tâches à effectuer, supprimer celles qui comportent peu d’importances et non-urgentes mais surtout, faire confiance à son équipe en déléguant certaines tâches qui se révèlent urgentes mais non-importantes!

Le fait de déléguer certaines tâches permettra également d’accroître l’implication et la compréhension de vos collaborateurs au travers votre propre travail. Un gage de respect dont il ne faut pas abuser, évidemment…

6. LA MATRICE SWOT

La matrice SWOT permet de répondre à la réflexion ci-dessous:

La matrice SWOT permet d’établir un bilan de la situation et/ou de l’environnement, avant de prendre une décision stratégique. En effet, cet outil d’aide à la décision, permet de dresser un bilan rapide des forces, faiblesses, opportunités et menaces de l’environnement étudié (entreprise, service, produit, etc.)

Les forces et les faiblesses sont souvent d’ordre interne, tandis que les opportunités et les menaces se concentrent généralement sur l’environnement extérieur. Le nom est un acronyme pour les quatre paramètres examinés par la technique :

• Strengths (Forces) : caractéristiques de l’entreprise ou du projet qui lui donnent un avantage sur les autres.
  
  
• Weaknesses (Faiblesses) : caractéristiques de l’entreprise qui désavantagent l’entreprise ou le projet par rapport aux autres.
  
  
• Opportunities (Opportunités) : éléments de l’environnement que l’entreprise ou le projet pourrait exploiter à son avantage.
  
  
• Threats (Menaces) : éléments de l’environnement qui pourraient causer des problèmes à l’entreprise ou au projet.

Quel est le rapport avec notre équipe de collaborateurs?

Le rapport réside dans le fait que la contribution de votre équipe dans la construction de la matrice n’apportera que du positif, dès lors que les visions de chacun peuvent différées et ainsi produire une matrice plus « juste ». Le second intérêt d’utiliser cette matrice avec votre équipe est que celle-ci peut s’appliquer à un grand nombre de situation, comme par exemple le fait de dresser une matrice SWOT au sein même de l’équipe de collaborateurs. En effet, il sera intéressant d’en vanter les qualités et forces mais également l’opportunité d’afficher les faiblesses de l’équipe, afin de s’améliorer.

7. LE CALENDRIER PARTAGE

Le calendrier partagé répond à la réflexion ci-dessous:

Le calendrier partagé est probablement le plus simple des outils présentés, cela dit il s’agit du logiciel qui vous sera le plus utile au quotidien.

Le calendrier partagé offre un gain réel de temps et de productivité au sein d’une équipe. Plus besoin d’échanger des mails, cet outil collaboratif révèle en un clic les disponibilités de vos collaborateurs pour caler une réunion et vous permet de suivre le planning de chacun.

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8. L’ECOUTE ACTIVE

L’écoute active répond à la réflexion ci-dessous:

Probablement pas un outil auquel on pourrait s’attendre et pourtant l’écoute active s’apprend, se pratique et se révèle essentielle pour tendre l’oreille et accompagner un collaborateur lors d’une situation qui sort du commun.

La règle d’or de toute bonne écoute active est de passer autant de temps à écouter qu’à parler!

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Quelques étapes à respecter afin de pratiquer une écoute active efficace:

1. L’écoute: laissez l’autre parler en faisant preuve d’empathie
   
   
2. La clarification: demandez-lui des précisions
   
   
3. L’investigation: creusez la pensée de votre interlocuteur
   
   
4. La reformulation: assurez-vous que vous êtes sur la même longueur d’onde

CONCLUSION

Les 8 outils présentés lors de cet article sont 8 outils connus et reconnus par les plus grand spécialistes du management. Ils sont, malheureusement, parfois dénigrés à tord étant donné qu’ils permettent une réelle amélioration des capacités managériales, de l’ambiance et de l’implication des collaborateurs au sein de l’équipe.

Lors d’une crise comme la crise sanitaire actuelle (covid-19), c’est le moment opportun de renforcer l’utilisation de ces outils afin de pouvoir s’adapter rapidement à la situation tout en gardant le contrôle.